毕业生,请重视您的人事档案!

毕业生,请重视您的人事档案!
                                              摘录于《安徽人才》2008年第3期
    在人才工作调研中,我们发现有不少毕业生对自己的学籍档案不够重视,没有认识到档案的重要性,认为毕业生不包分配,有没有人事档案关系无所谓,以至于造成有的毕业生档案丢失,户口难以落户等诸多问题.为此,请毕业生务必重视您的人事档案.
    现状篇:学籍档案近四成处干"沉睡"
    据不完全统计,目前有近六成的毕业生与人才服务机构签订了人事代理合同,办埋了人事代埋手续,将"学籍档案"转换成"人事档案",其中,有三成是毕业生自己主动到人才服务机构办理的;有三成是人才服务机构督促后才来办埋的或是到急需使用档案时(办理户口落户、职称评定、机关考录公务员和事业单位招聘工作人员考核等)才来办理的.其余近四成的毕业生学籍档案暂时成为"弃档、死档",无人间津.其中,2005年前毕业生学籍档案的"弃档、死档"现象尤为凸显,占60%以上.
    分析篇:学籍档案缘何受"冷落"
    一是宣传力度不够.在学生毕业时,各院校就业指导中心未能及时向学生宣传人事代理及一些相关政策,同时,人才服务机构自身也存在宣传形式单一、宣传力度不够等问题,致使在档案管理方面比较被动.二是认识不到位.部分单位尤其是一些个体、私营企业和外资企业对毕业生学籍档案的作用认识不足,不重视人事档案的记录情况,同时,很多毕业生认为学籍档案里记录的都是以前在校期间的成绩和表现,步入社会就没有太大的借鉴意义,导致了不少学生缺乏档案意识.三是重视眼前利益.企业在用人时只看能力,不查阅档案,照样可以签约.在计划经济年代,学籍档案是用人单位考察毕业生的重要依据之一,致使大家的档案意识很强.现在的市场经济社会,企业法人只看你能为企业带来多少利润,至于你以前表现如何并不重要,档案自然就容易被忽视.四是存在认识误区.很多毕业生认为档案保管、转递程序复杂.尤其认为在异地流动时,档案转递要经过多个部门,手续繁杂.同时,由于办事人员事前对相关政策了解不够,手续不齐各,致使不能一次性办结手续,于是有的在工作调动(流动)时尽量图省事,能不办理档案转递手续的,就尽量不去办理.其实,各地的人才服务机构设立了流动人员档案转递服务窗口,实行了"一站式"服务,档案转递非常便利、快捷.
    后果篇:     "弃档、死档"的四弊端
    (一)导致阅历记录断档.有了档案,就可以享受到人事、劳动和社会保障等部门的相关服务.无论是在原单位供职的人,还是辞职后另求新职者,个人档案中的工龄、工资待遇、职务职称和社保参保年限等记录是办埋退休、社会保险和领取失业金等手续的重要依据.许多自费出国留学人员由于本人人事档案存放不当,工作阅历记录断档,当许多海外学子荣归故里,大展宏图之际,才发现自己无意间做了几年"无业人员",给工作带来了不必要的麻烦.
(二)影响转正定级和工龄计算.很多大学毕业生在非公单位找到1作后,没有及时办理人事代理手续,工作若千年后仍然是学生身份,从而影响了自己的转正定级,也影响到工龄计算.
(三)耽误职称评定和工作调动.有的毕业生大学毕业后,档案既没有提交单位,也没有存在政府指定的人才服务机构,从而使自己职称评定受到影响:有的学生虽在毕业后把档案存到了人才服务   机构,但没有及时办理人事代理手续,若千年后办理调动工作时,由于缺少参加工作后的信息材料,   从而耽误自己的工作调动和流动.
    (四)丢失资格身份.毕业生在工作满一年即见习期满一年时,通过人事代理办埋转正定级、职称评定手续之后,可获得专业技术职务职称资格;通过执业资格考试,获得执业资格.然而,有很多毕业生由于种种原因将档案存在学校就业指导中心和非人才机构,末获得专业技术职务职称资格和执业资格,从而影响自己今后的工作前途.
    对策篇:     消除"弃档、死档"的五项建议
    (一)广泛宣传,增强社会档案意识.各院校就业指导中心在学生毕业之际要及时向学生宣传档案的重要意义,告知毕业生到生源地人事部门办埋报到时的同时,须到人才服务机构办理档案转移手续.必要时,院校就业指导中心可邀请人事部门专家对应届毕业生进行人才政策辅导.同时,作为管理高校毕业生档案的人才服务机构,在学生报到时不仅要向学生宣传人事代埋的重要作用,还要一次性告知人事代理办理程序,更要按照有关程序做好毕业生学籍档案转接工作.非公单位要打破以学历和专业用人的传统观念,把品德、知识、能力和业绩作为衡量人才的主要标准,尤其是一些特殊岗位用人时,要将档案记录情况作为考察用人的重要依据之一.
    (二)探入了解,领会毕业生档案作用.档案非"鸡肋","弃档、死档"有麻烦.正确埋解"学籍档案"与"人事档案"的区别和联系,显得尤为重要.各高等院校规定毕业生毕业后暂时找不到就业单位的,其档案可免费由学校就业指导中心保存两年,因此,有些学生误以为既然学校免费保存学籍档案,就无须再到人才服务机构办埋档案托管手续了.其实,学校保存的只是学生的"学籍档案",而真正发挥作用的是将"学籍档案"转换成的"人事档案".人事代理政策规定大中专毕业生到非公单位工作的,可将本人学籍档案转存放到户籍所在地或工作地人才服务机构,签订人事代埋合同,一午后,可办理转正定级、档案工资核定,工龄计算、职称评定等手续.毕业生在院校就业指导中心保存的"学籍档案",与毕业生在人才服务机构存放学籍档案,并签订人事代理合同后形成的"人事档案"所起的作用是不同的.总之,现在事业单位招聘工作人员、考录公务员和干部选拔都要审查档案,并以其记载的相关资讯作为甄选人才的重要依据.由此可见,人事档案仍具有不可替代的   作用,毕业生应给予足够的重视.
        (三)强化服务,实现毕业生档案的高效转接.院校就业指导中心在办理档案转移过程中,对手续齐各亲自来办埋档案转接的毕业生,应及时办埋档案转移手续.人才服务机构要加强硬件设施建设,提高服务质量,切实做好毕业生档案转接工作,主动与学校就业指导中心联系,帮助己报到而档案未转接的毕业生查询档案去向,及时为其办理档案转接手续.对在外地高校的毕业生档案要通过邮寄函调方式或采取远程办埋办法转接档案.总之,要通  过各种行之有效的服务万式,实现毕业生档案的高效转接,解决毕业生的后顾之忧,从而增强毕业生办埋档案转移的积极性和主动性.
       (四)加强联系,确保毕业生档案的全面完整.坚持以人为本、大学生是最重要的人才资源的思想埋念.院校就业指导中心、人才服务机构和非公单位要做到三位二体,互相联系,互相配合,互相支持,切实做好毕业生档案转接工作.对档案存放在学校的弃档毕业生,院校就业指导中心耍督促其办理档案转接手续.工作稳定的毕业生,其学籍档案存放在工作地人才服务机构为宜;工作流动性大的毕业生,其学籍档案存放在生源地人才服务机构为宜.对落实就业单位的毕业生,用人单位耍将其工作后的有关材料及时收集进入个人人事档案.毕业生也要关心、重视自己的档案,主动与院校就业指导中心加强联系,及时办埋档案转接手续.主动与管理自身档案的人才服务机构保持联系,将工作后的个人信息资料及时进入个人人事档案,确保高校毕业生人事档案的全面完整.
     (五)深化管理,探索毕业生档案管理新机制.作为毕业生档案管埋的人才服务机构,要在不断完善档案保管服务的同时,不断完善服务的内容和质量,积极探索档案管理新机制.耍通过管理毕业生档案,拓展服务领域,为毕业生提供转正定级、工龄计算、专业技术职务评定、聘用合同签证、资格审核、户口落户、养老保险、住房公积金的缴纳、党团组织关系挂靠和出国政审等全方位的人事代理服务.同时,要进一步完善网络信息化系统,实行远程管理,为毕业生及用人单位提供全方位、快捷的档案接转服务,切实解决毕业生档案的"死档"、"弃档"问题.□